Management Assistent

Het uitvoeren van ondersteunende en administratieve taken voor het bestuur is een essentiële functie binnen onze opdrachtgever.

Deze rol omvat secretariële werkzaamheden voor het bestuur, zoals het plannen van afspraken, beheren van de agenda, opstellen en verwerken van conceptbrieven en memo's, evenals het afhandelen van post, inclusief bewaking van de afhandeling en archivering.

In samenwerking met het bestuur worden vergaderingen voorbereid, waarbij relevante documenten worden verzameld, de agenda wordt opgesteld, de benodigde faciliteiten worden geregeld, de notulen worden verzorgd, de verspreiding van de notulen wordt georganiseerd en de opvolging van besluiten wordt bewaakt.

Verder horend bij takenpakket;

• Biedt secretariële ondersteuning aan interne werkgroepen, projectteams en overlegstructuren.
• Functioneert als aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen om algemene informatie te verstrekken over procedures, regelingen en administraties.
• Voert aanvullende ondersteunende taken uit binnen de scope van de functie.
• Geeft prioriteit aan het plannen van afspraken, stelt zelfstandig benodigde informatie samen en bepaalt in overleg met het betrokken bestuur de vergaderagenda.
• Onderhoudt zelfstandig contact met externe partijen van de betreffende organisaties, onder andere om uitleg te geven en afspraken te maken over zowel de inhoudelijke als procedurele afhandeling van besluiten.
• Draagt bij aan het opstellen van richtlijnen, procedures en procesbeschrijvingen met betrekking tot de administratieve en financiële organisatie en adviseert het bestuur over de functionaliteit hiervan.
• Verwerkt zelfstandig gegevens voor het bestuur en stelt overzichten en (maand)rapportages samen.
• Beheert de samenstelling en het onderhoud van documentatie- en informatiemateriaal voor intern en extern gebruik.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• Verantwoordelijk voor het bieden van correcte, accurate en tijdige ondersteuning.
• Functioneert als aanspreekpunt voor interne en externe partijen.
• Levert correcte en tijdige administratieve ondersteuning.

• Opleiding op MBO niveau op het vakgebied aangevuld met enkele jaren relevante ervaring.
• Goede kennis van en vaardigheid in management ondersteunende werkwijzen, secretariële werkzaamheden en reguliere archivering- en documentatietechnieken.
• Goede kennis van en vaardigheid in relevante applicaties in de kantoorautomatisering, waaronder Excel, Word, Power Point e.d.
• Goede beheersing in woord en geschrift van de Nederlandse- en Engelse taal
• Vaardigheid in het te woord staan van derden voor het onderhouden en maken van afspraken.
• Om kunnen gaan met aspecten van vertrouwelijkheid en geheimhouding.

Competenties

• Resultaat gericht werken
• Samenwerken
• Zelfreflectie
• Emotionele stabiliteit
• Initiatief
• Consequent handelen
• Organisatievermogen
• Flexibiliteit
• Klantgerichtheid

Salarisniveau schaal 8.1 € 2.887 bruto bij full time dienstverband