Management Assistent

Ben jij de ‘duizendpoot’ die uitstekend kan functioneren in een kleine en internationale organisatie? Wij zijn op zoek naar een Management Assistent in Den Haag.

Het uitvoeren van ondersteunende en administratieve taken voor het bestuur is een cruciale functie binnen de organisatie van onze opdrachtgever

Deze rol omvat secretariële werkzaamheden zoals het plannen van afspraken, beheren van de agenda, opstellen en verwerken van brieven en memo's, en het afhandelen van post, inclusief de bewaking van de afhandeling en archivering.

Samen met het bestuur worden veranderingen voorbereid, waarbij documenten worden verzameld, de agenda opgesteld, de benodigde faciliteiten worden geregeld, de notulen worden gemaakt, verspreid en de opvolging van besluiten wordt bewaakt.

Verder biedt je secretariële ondersteuning aan interne werkgroepen, projectteams en overlegstructuren. Je fungeert als aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen om algemene informatie te verstrekken over procedures, regelingen en administratie. Je aanvullende ondersteunende taken uit binnen de reikwijdte van de functie.

Je prioriteert het plannen van afspraken, verzamelt zelfstandig benodigde informatie en stelt in overleg met het bestuur de vergaderagenda vast. onderhoudt zelfstandig contact met externe partijen van de organisatie, onder andere om uitleg te geven afspraken te maken over de inhoudelijke en procedurele afhandeling van besluiten.

Je draagt bij aan het opstellen van richtlijnen, procedures en procesbeschrijvingen met betrekking tot de administratieve en financiële organisatie en adviseert het bestuur de functionaliteit hiervan. Je verwerkt zelfstandig gegevens voor het bestuur en stelt overzichten en (maand)rapportages samen. Ten slotte beheer je de samenstelling en het onderhoud van documentatie- en informatiemateriaal voor intern en extern gebruik.

• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Zelfreflectie
• Initiatief
• Consequent handelen
• Organisatie
• Flexibiliteit
• Klantgerichtheid

Onze opdrachtgever is een Nederlandse Non-Profit organisatie die zich richt op het bevorderen van de rechtstaat. Dit doen zij door middel van internationale juridische samenwerkingsprojecten. Samen met experts uit verschillende landen zoeken zij naar oplossingen binnen ontwikkelende rechtssystemen. Het kantoor van onze opdrachtgever is gevestigd in het centrum van Den Haag.

Salarisniveau schaal 8.1 € 2.887 bruto bij full time dienstverband